Newsletter April 2020

Digitale Infrastruktur, Kommunikation und Vertrauen – worauf es in der Krise ankommt

Auch die Versicherungsforen Leipzig müssen sich den Herausforderungen der Coronakrise stellen. Die Geschäftsführer Jens Ringel und Justus Lücke beschreiben die ersten Wochen im „Krisenmodus“ – und warum digitale Infrastruktur, Kommunikation und Vertrauen drei Schlüsselfaktoren sind, auf die es jetzt ankommt.

In Krisenzeiten ist es erstaunlich, wie schnell sich Dinge ändern: Im Dezember gab es die ersten Meldungen über ein neuartiges Virus in China. Wir verfolgten die Entwicklung in der Region Wuhan – damals noch weit weg von uns. Dann gab es die ersten Fälle in Europa, in Italien entwickelte sich ein erster Krisenherd – und auf einmal war Corona auch bei uns angekommen.

Jetzt im April ist Deutschland komplett im Krisenmodus. Eine Krise mit einem Ausmaß für Gesundheit, öffentliches Leben und Wirtschaft, wie sie unsere Generation noch nicht erlebt hat. Eine Krise, die sich weiter so dynamisch entwickelt, dass ein Ende bislang nicht abzusehen ist.

Inmitten dieser Krise geht durch Deutschland ein Digitalisierungsschub: Lehrer halten Unterricht per Videochat, kleine Läden versuchen mit Onlineshops ihre Geschäfte am Laufen zu halten, Restaurants und Café organisieren Lieferdienste, Künstler übertragen Lesungen und Konzerte im Livestream. In den Unternehmen sind Homeoffice und Telefonkonferenzen innerhalb von Wochen zum Alltag geworden – selbst in den Versicherungsunternehmen, wo mobiles Arbeiten und Videoberatung lange die Ausnahme waren.

Digitalisierung und New Work sind keine neuen Trends in der Versicherungsbranche. Doch aktuell zeigt sich: Wer sich bereits vor der Krise mit diesen wichtigen Zukunftsthemen beschäftigt hat, konnte schneller reagieren und kommt vermutlich besser oder gar gestärkt aus der Krise heraus.

Auch wir bei den Versicherungsforen Leipzig müssen uns diesen Herausforderungen und dynamischen Entwicklungen stellen. Was wir in den vergangenen Wochen bereits gelernt haben: Es sind drei Schlüsselfaktoren, auf die es jetzt ankommt: Digitale Infrastruktur, Kommunikation und Vertrauen.

Digitale Infrastruktur

Wie bei fast allen Menschen und Unternehmen hat sich auch unser Arbeitsalltag gründlich verändert. Wir arbeiten im Homeoffice, Veranstaltungen wurden – wo es möglich ist – virtualisiert.

Vor einem Jahr haben wir unser Arbeitszeitmodell umgestellt auf flexibleres Arbeiten und Mobile Work, um persönliche Lebensumstände (wie das Leben mit Kindern oder die Pflege von Angehörigen) sowie die Arbeitsabläufe und wirtschaftlichen Interessen besser zu berücksichtigen. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wurden durchgehend mit Laptops, Headsets und computergestützter Telefonie ausstattet, Tools und Anwendungen zur virtuellen Kommunikation eingerichtet. Somit konnten wir Mitte März schnell reagieren – seitdem arbeitet fast unser gesamtes Team von zu Hause aus.

In kürzester Zeit wurden außerdem Plattformen für digitale Konferenzen, größere Meetings und Workshops einsatzfähig gemacht. Denn nicht nur unsere Arbeitsplätze sind mobil geworden, sondern auch ein Teil unserer Veranstaltungen findet virtuell statt. Die ersten Erfahrungen sind durchaus positiv: Der fachliche Input und Austausch funktioniert auch online. Allerdings mussten wir feststellen: Nicht alles lässt sich digitalisieren. Größere Fachkonferenzen, wie den Messekongress Schadenmanagement & Assistance, haben wir in den Herbst und Winter verschoben – und einige wenige Veranstaltungen mussten wir leider auch absagen.

Kommunikation

So banal es klingen mag: Miteinander reden hilft. Informationen und Entscheidungen müssen offen und transparent kommuniziert werden – nach innen wie nach außen. Bereits seit Ende Februar trifft sich bei uns täglich (inzwischen per Video-Konferenz) ein „Krisenstab“ aus Verantwortlichen aller Bereiche. Wir bewerten die aktuelle Lage, entscheiden von Tag zu Tag – und kommunizieren die Ergebnisse per E-Mail sowie in virtuellen Mitarbeiterrunden. Den kurzen Austausch in der Büroküche können Videomeetings nicht Eins-zu-eins ersetzen, schnell mal eine Kollegin um Rat fragen, ist im Alltag schwieriger geworden. Trotzdem: In Krisenzeiten ist das persönliche Gespräch wichtiger denn je – auch wenn es per Telefon oder Video-Meeting stattfindet.

Wichtig ist die Kommunikation an die Teilnehmer unserer Veranstaltungen. Auch hier gilt es, so schnell wie möglich und offen Veränderungen zu kommunizieren. Dazu nutzen wir (neben unserer Webseite, E-Mails und persönlichen Gesprächen) verstärkt unsere Social-Media-Kanäle auf Linkedin, Xing, Twitter und Facebook.

Vertrauen

Klare und offene Kommunikation schafft Planungssicherheit – und Vertrauen.

Wir vertrauen darauf, dass unser Team im Homeoffice genauso engagiert und selbst organisiert arbeitet wie am festen Büroarbeitsplatz. Vertrauen zeigt sich in Offenheit. Wir sind selbst Väter und wissen, dass die Situation zwischen Homeoffice, Homeschooling und Kinderbetreuung für viele Eltern nicht leicht ist. Wo es hakt, finden wir im Austausch mit jedem Einzelnen Lösungen.

In einem offenen und vertrauensvollen Miteinander ist Kreativität möglich – etwa wenn unser Team spontan „Homeoffice-Hacks“ in unseren Social-Media-Kanälen präsentiert oder wir durch die Krise neue Ideen und Veranstaltungsformate entwickeln (müssen), die langfristig zum Einsatz kommen können.

Auf Vertrauen basiert auch unser Netzwerk. Wir sind, vielleicht sogar noch intensiver als vor der Krise, im Austausch mit Branchenexperten, Wissenschaftlern, Entscheidern – und unseren Forenpartnern, Veranstaltungsteilnehmern und Referenten.

Die drei Bausteine digitale Infrastruktur, Kommunikation und Vertrauen sind entscheidende Faktoren unseres Ökosystems – und lassen uns trotz Krise optimistisch in die Zukunft schauen.

Bleiben Sie gesund!
Justus Lücke und Jens Ringel, Geschäftsführer der Versicherungsforen Leipzig

Weitere Themen dieses Newsletters

Weitere Themen unseres Newsletters sind aktuell stattfindende User Group-Treffen, Hinweise auf Fachkonferenzen sowie Nachrichten aus unserem Partner- und Wissenschaftsnetzwerk. Wir wünschen Ihnen eine angenehme Lektüre und freuen uns über Ihre Rückmeldungen.

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Nadine Marquardt, Leiterin Pressearbeit
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