Erfahrungswerte und Problemstellen der Compliance-Funktion in Versicherungsunternehmen

Compliance in Unternehmen ist notwendig, um die Einhaltung von Regeln und Vorschriften zu gewährleisten. Insbesondere in der Versicherungsbranche, die mit vielen regulatorischen Anforderungen, Standards, Konventionen, ethischen Parametern und unternehmensinternen Richtlinien ausgestattet ist, wird einer gut funktionierenden Compliance große Bedeutung zugesprochen.

Schlüsselfunktionen Geschäftsorganisation

Ein Versicherungsunternehmen muss gemäß § 23 Absatz 1 Satz 1 Versicherungsaufsichtsgesetz (VAG) über eine angemessene Geschäftsorganisation verfügen, welche vier fundamentale Schlüsselfunktionen umfasst:

• die Risikomanagementfunktion,
• die versicherungsmathematische Funktion,
• die interne Revisionsfunktion und
• die Compliance-Funktion.

Aufgabe dieser Schlüsselfunktionen ist die Betrachtung des Versicherungsgeschäfts aus unterschiedlichen Blickwinkeln, um gemeinsam alle wesentlichen Risiken zu erfassen. Zwischen diesen Funktionen besteht kein hierarchisches Verhältnis. Die zuletzt genannte Funktion „Compliance“ hat jedoch besonders in den vergangenen Jahren massiv an Bedeutung gewonnen, nicht zuletzt aufgrund der stetig an Umfang und Komplexität wachsenden Regulierungen. Mittlerweile ist die Etablierung einer Compliance-Instanz für Versicherungsunternehmen über die genannte Schlüsselfunktion hinaus zu einer gesetzlichen Pflicht geworden (§ 29 Absatz 1 Satz 2 VAG). Aus den aufsichtsrechtlichen Vorgaben ergeben sich für die Compliance-Funktion vier Teilfunktionen: die Überwachungsfunktion, die Beratungsfunktion, die Frühwarnfunktion sowie die Risikokontrollfunktion. Bei der Wahrnehmung dieser Aufgaben besteht fast immer eine Schnittstelle zu den anderen fundamentalen Schlüsselfunktionen und Fachabteilungen. Gleichzeitig ist den Versicherern weitgehend freigestellt, wie genau sie die aufsichtsrechtlichen Vorgaben bzw. die Einbettung der Compliance in einem Versicherungsunternehmen umsetzen. Das führt einerseits zwar zu neu eröffneten Umsetzungsspielräumen und Entfaltungsmöglichkeiten. Andererseits ergeben sich aus der offenen Ausgestaltung der Aufgaben- und Verantwortungsbereiche leider auch viele offenen Fragen und große Unsicherheiten für die einzelnen Versicherungsunternehmen.

Studie „Compliance in Versicherungsunternehmen“

Die Studie „Compliance in Versicherungsunternehmen“ zeigt, wie Versicherer mit diesen Handlungsspielräumen im Bereich Compliance umgehen, wie sie die Gestaltung umsetzen, welche Erfahrungen bezüglich der Kommunikation zwischen Compliance und anderen Bereichen gesammelt wurden, aber auch welche Fragen immer noch mit einem großen Fragezeichen versehen geblieben sind und wo es noch Verbesserungspotenzial gibt. Die Studie wurde gemeinsam von den Versicherungsforen Leipzig mit der Anwaltskanzlei BRP Renaud und Partner mbB Ende 2021 durchgeführt und umfasst eine Expertenumfrage, an der sich 46 Versicherungshäuser beteiligten. Versicherungsunternehmen wurden zu den aktuellen Herausforderungen und Problemfeldern im Bereich Compliance befragt: Wie genau sind die Versicherer aufgestellt? Wieviel Ressourcen werden für Compliance bereitgestellt? Und was sind die Pläne und Erwartungen für die Zukunft? Die 46 Teilnehmer dieser repräsentativen Umfrage sind vorrangig Compliance Officer deutscher Versicherungsunternehmen verschiedener Größen und Rechtsformen.

Die Studie kommt zu interessanten Ergebnissen, die teilweise einen sehr guten Umgang mit und innerhalb der Compliance-Funktion verdeutlichen, teilweise werden aber auch Schwachstellen aufgedeckt. Zum Beispiel zeigt sich, wie genau die Compliance-Funktion in den einzelnen Häuser organisiert ist. Knapp drei Viertel der Unternehmen haben ihre Compliance dezentral aufgebaut und haben in den einzelnen Fachabteilungen Compliance-Beauftragte, welche direkt in den Abteilungen Compliance-Aufgaben wahrnehmen. Durch diese Delegation von Compliance-Aufgaben an Beauftragte in den Fachbereichen haben die Mitarbeiter neben der zentralen Compliance-Funktion einen direkten Ansprechpartner. Das erfordert entsprechende Ressourcen, insbesondere eine angemessene Personalausstattung. Das spiegelt sich auch in weiteren Ergebnissen der Befragung wider: über drei Viertel aller Befragten sehen für die Zukunft einen steigenden Personalbedarf im Bereich von Compliance. Die Studienergebnisse zeigen außerdem, dass drei Viertel der Inhaber der Compliance-Funktion eine juristische Ausbildung abgeschlossen haben. Das deckt sich mit den vielen stark rechtsbetonten Aufgaben in einer Compliance-Funktion.      

Aufbau der Compliance Funktion

Ein weiterer Fokus der Umfrage lag in der Analyse der Zusammenarbeit der Compliance-Funktion mit den anderen der zuvor genannten Governance-Funktionen im Unternehmen. Dazu wurden beispielsweise die Zusammenarbeit mit den verschiedenen Governance-Funktionen bewertet und nach den größten Compliance-Risiken gefragt. Auch wie reibungslos und regelmäßig die Berichterstattung an jeweilige Instanzen wie Vorstand und Aufsichtsrat funktionieren, wurde untersucht. Die Ergebnisse fallen zum Teil sehr unterschiedlich aus und decken Problemstellen auf, die dem Studienbericht entnommen werden können. Beispielsweise gilt es vor dem Hintergrund eines effektiven Governance-Systems zu vermeiden, dass Aufgaben bei der Umsetzung der einzelnen Anforderungen doppelt durchgeführt werden bzw. Lücken in der Zuständigkeit entstehen. Hierfür bietet die Compliance-Studie die Grundlage, um an den genannten Problemen zu arbeiten.

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