Unsere Desksharing-Erfolgsfaktoren

Als wir vor ca. vier Jahren das Thema neue Arbeitswelten zu einem internen Projekt aufgesetzt haben, gab es viele offene Fragen. Unter anderem: Welche Formen der Arbeitsumgebung schaffen Zufriedenheit bei Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und steigern gleichzeitig Kreativität und Produktivität?

Status quo

Blicke ich heute zurück, haben wir insgesamt viel geschafft und verändert. Wir waren auch zuvor schon modern aufgestellt, vor allem was unsere Kultur und die Technik betraf, hatten aber noch klassisch feste Arbeitsplätze und nur zwei hochfrequentierte Meeting-Ecken. Davon sind wir nun weg. Fast niemand der Mitarbeitenden hat mehr einen festen Platz und die Räume entsprechen immer mehr den unterschiedlichen Arbeitssituationen. So haben wir nun Moderationsbüros oder auch Ruhearbeitsplätze. Unsere Erfahrungen mit Desksharing sind durchweg positiv. Uns ist es zudem gelungen, die Kollegen abzuholen, die anfänglich wenig begeistert waren.

Erfolgsfaktoren Desksharing

Aus meiner Sicht haben folgende Faktoren eine hohe Relevanz auf die Akzeptanz und Nutzung von Desksharing.

Das sind meine Top-4-Erfolgsfaktoren:

• Über eine Pilotgruppe (unbedingt auch mit Desksharing-Kritikern) alle technischen Stolpersteine und sonstige Unwegsamkeit beräumen, bevor man Desksharing auf das gesamte Unternehmen ausrollt.
• Desksharing gilt für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (auch die Geschäftsführer haben ihre Büros fürs Desksharing freigegeben).
• Kein Zwang, jeden Tag woanders sitzen zu müssen. Wer gern an seinem Lieblingsplatz sitzt, soll den stets buchen können (wir nutzen das Tool Desk.ly).
• Die Plätze so gestalten, dass sie den unterschiedlichen Arbeitssituationen am besten entsprechen.

Gerade der letzte Punkt bewegt auch den letzten Desksharing-Muffel, auch mal einen anderen Arbeitsplatz zu nutzen – z. B., wenn eine digitale Moderation ansteht und man dafür ein Büro benötigt, dass mit Moderationstechnik ausgestattet ist. Oder wenn man Ruhe braucht und diese vielleicht nicht im Homeoffice findet. Dann laden unsere Ruhearbeitsplätze zum Arbeiten in entspannter Atmosphäre ein. Hier ist das Telefonieren nicht gestattet und die räumliche Gestaltung ist an eine Bibliothek angelehnt, was Ruhe vermitteln soll und zur Konzentration anregt. Beliebt sind auch die Steharbeitsplätze, die insbesondere in Moderationssituationen ihre Vorteile entfalten. Grundsätzlich schätzen die Kolleginnen und Kollegen auch die Möglichkeit, projektbezogen zusammensitzen zu können.

Ich persönlich sitze auch mal gern in den Büros mit Süd-West-Ausrichtung, da die Sonne ab Mittag direkt in das Büro scheint und das mein Wohlbefinden an manchen Tagen extrem steigert. Jeden Tag brauche ich das nicht und muss es dank Desksharing auch nicht.