Zusammenarbeit und Kommunikation im New Normal
Seit Anbeginn der Menschheitsgeschichte spielen Zusammenarbeit und Kommunikation eine essentielle Rolle für unsere Weiterentwicklung. Sie dienen uns, um gemeinsam Ziele zu erreichen, Fortschritte zu verzeichnen, Krisen zu bewältigen und sorgen somit für ständige Veränderung in unserer Arbeitsweise. Besonders durch die Corona-Pandemie, die unseren Alltag von Anfang an auf den Kopf stellte, zeigt sich dies besonders. Bereits zu Beginn dieser Pandemie haben wir dazu eine Studie durchgeführt, die das „Next New Normal“ erfasste. Auch in diesem Jahr haben wir diese Thematik wieder aufgegriffen und dabei unterschiedlichste Impulse hinsichtlich kollaborativen Arbeitens, hybrider Zusammenarbeit aber auch Schwierigkeiten hinsichtlich der Unternehmensidentifikation und neuer Anforderungen an die Führungskräfte identifiziert.
Homeoffice als neue Normalität
Die Befragten gaben zwar an, dass ihre aktuelle Arbeitssituation aufgrund der Covid-19-Krise gut sei, über zwei Drittel von ihnen empfinden jedoch eine spürbare Mehrbelastung. Die aktuell höhere Flexibilität hinsichtlich Arbeitszeit und -ort wird sich laut unserer Studienergebnisse insofern entwickeln, dass die derzeitigen Möglichkeiten weiterhin nachhaltig ausgebaut und Rahmenbedingungen (technisch, organisational und prozessual) verbessert werden. Nur eine Minderheit geht davon aus, dass die aktuellen Möglichkeiten nach den Pandemiezeiten wieder deutlich zurückgefahren werden. Dinge die auch nach den Beschränkungen durch Covid-19 beibehalten bzw. ausgebaut werden sollten, sind die flexible Wahl des Arbeitsortes (z. B. Homeoffice), Verbesserung der virtuellen Kommunikations- und Kollaborationsmöglichkeiten, flexible Arbeitszeiten und neue Bürokonzepte (z. B. Desk Sharing) sowie neue Führungs- und Organisationsmodelle.
Deutlich spürbar sind Auswirkungen auf den Team-Zusammenhalt: Die Mitarbeitenden verspüren den Wunsch „nicht vergessen zu werden“, nach mehr Klarheit bzgl. der Erwartungen in der digitalen Kommunikation und einer Verstärkung des Spirits, also des Gruppen- bzw. Wir-Gefühls. Lösungsansätze, um diese Probleme in Angriff zu nehmen, könnten in Form von täglichen Meetings oder regelmäßig wiederkehrenden „Morning Coffees“ umgesetzt werden. Aber auch virtuelle Teamevents, eine regelmäßige Kontaktaufnahme der Teammitglieder untereinander und zu den Führungskräften ohne fachbezogenen Anlass sind dabei essentiell.
Es ist wichtig, dass die Mitarbeitenden nach wie vor unterstützt werden – hinsichtlich ihrer Selbstorganisation, der Problematik der stetigen Vermischung von Arbeits- und Privatleben und eines daraus eventuell resultierenden Verlusts der Achtsamkeit. Dafür können Erfahrungen aus dem Scrum-Prozess genutzt, Messenger als asynchrone Kommunikation und gestaffelte Schulungen für Tools eingesetzt werden. Fehlende Kommunikation kann zu Entfremdung führen
Durch die fehlende Nähe zu den Kolleginnen und Kollegen, die auch durch fachlichen und privaten Flurfunk entsteht, führt dazu, dass 55 Prozent der Befragten durch das Arbeiten im Homeoffice Veränderungen hinsichtlich der Identifikation mit dem Unternehmen wahrnehmen. Auch die Integration neuer Mitarbeitenden in die Abteilungen und die Bindung an das Unternehmen gestalten sich schwierig. Die Unternehmen werden als austauschbarer wahrgenommen. Zudem wird durch die Vermengung von Privat- und Arbeitsraum eine gewisse Trennung aufgehoben. Je nach Persönlichkeit kann es zu einer Entfremdung vom Unternehmen kommen. Dies wird durch das Fehlen persönlicher Kontakte gesteigert.
Mit Hilfe von neuen virtuellen Formaten kann diese Distanz überwunden werden. Allgemein gilt jedoch, dass für mehr Kommunikation gesorgt werden muss. Es gilt, die Mitarbeiter zu mehr Eigeninitiative hinsichtlich der digitalen Kommunikation zu animieren, das Einschalten der Webcam als bei kleineren Teammeetings als Grundvoraussetzung zu etablieren oder zur Verständigung über die eigenen Gefühle zu motivieren. In Form eines Teamworkshops und einer darin integrierten Definition der hybriden Zusammenarbeit für das Team könnten diese und weitere Punkte umgesetzt werden.
Veränderungen bei der Führung erwartet
Wenn sich die Zusammenarbeit und die Kommunikation ändern, hat dies natürlich auch Auswirkungen auf die Führungskultur.
Infolge hybrider Arbeitsmodelle sind agile Führungsstile bedeutsam und auch Führung auf Distanz muss etabliert werden. Der Fokus der Führung muss mehr auf Vertrauen gesetzt werden, so dass Ergebnisse und nicht Arbeitszeit zählen. Um dies umzusetzen, müssen die Führungskräfte in Zukunft verstärkt neue Eigenschaften mitbringen. Dabei liegt der Fokus besonders auf Offenheit und Zuhören, dem Vorleben von Veränderungen und Eigeninitiative.
Eine wichtige Aufgabe der Führungskräfte ist die Sicherung der Qualität. Die kann zum Beispiel in Form von terminierten Einzelterminen umgesetzt werden, um Arbeitsergebnisse zu überprüfen und die Mitarbeitenden zu motivieren. Dafür sollten klare Zeitfenster definiert werden, die gerne auch kurz sein dürfen, aber auf jeden Fall regelmäßig stattfinden sollten.
Die Mitarbeitenden sollten zudem auf ihre Gesundheit und Achtsamkeit hingewiesen werden. Man könnte zum Beispiel Sport-Challenges anbieten (Wer hat die meisten Schritte/Stehstunden im Team) oder zur Nutzung digitaler Yoga- oder Fitnesskurse animieren.
Zusammenfassend kann man sagen, dass es in so schwierigen Zeiten wie diesen von besonderer Relevanz ist, die Mitarbeiter zu motivieren und die uns zur Verfügung stehende Technik auch für den persönlichen Austausch zu nutzen.
Weitere Einblicke für die Umsetzung dieser und weiterer Punkte finden sich auf dem Campus Arbeitswelten Anfang September, wo Versicherungs- und Versorgungsunternehmen sowie Banken zum Thema New Work diskutieren.
